芙蓉標(biāo)兵展風(fēng)采

---懷化學(xué)院檔案館工作紀(jì)實(shí)

張銅學(xué)/文 張夢(mèng)芝/圖

懷化學(xué)院檔案館工作人員。

    2017年6月14日下戰(zhàn)書，在湖南省直單位檔案工作行政執(zhí)法檢查懷化學(xué)院反饋會(huì)上，省檔案局蔡振武副局長(zhǎng)說“懷化學(xué)院向?qū)Ц叨日暀n案工作，檔案管理機(jī)構(gòu)健全，檔案基礎(chǔ)工作踏實(shí)，檔案員工作敬業(yè)，這一群‘芙蓉標(biāo)兵’在服務(wù)黌舍教學(xué)科研等中間工作中發(fā)揮了積極作用。”

    本次湖南省檔案局副局長(zhǎng)蔡振武和懷化市檔案局率執(zhí)法檢查組到臨懷化學(xué)院，根據(jù)湘檔通[2017]24號(hào)《湖南省檔案局關(guān)于2017年省直單位檔案工作年度檢查的關(guān)照》，對(duì)該校2014年以來貫徹實(shí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和《湖南省檔案管理?xiàng)l例》的情況進(jìn)行了行政執(zhí)法檢查。黌舍分管檔案工作的黨委副書記吳波作了題為“依法管檔、健全管理體系體例，看重安全系統(tǒng)、服務(wù)黌舍發(fā)展”的自查工作報(bào)告，從檔案工作組織管理、文件材料歸檔整頓、檔案安全管理、檔案信息化建設(shè)等四方面介紹我校近三年檔案工作情況。檢查組對(duì)我校檔案工作制度建設(shè)、信息化建設(shè)、安全防護(hù)等情況進(jìn)行細(xì)致了解，查閱了檔案管理工作的各類臺(tái)賬，現(xiàn)場(chǎng)檢查檔案庫(kù)房及軟硬件的配備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，并隨機(jī)抽查了不同門類的各種檔案后給出上述評(píng)價(jià)。同時(shí)，對(duì)黌舍檔案館資源建設(shè)、安防設(shè)施改造、信息化工作開展和人才隊(duì)伍建設(shè)等提出了建議。 

建章立制，以標(biāo)準(zhǔn)煉標(biāo)兵

懷化學(xué)院檔案館館長(zhǎng)米梅月（左二）示范檔案管理操作流程。

    檔案館重要負(fù)責(zé)貫徹實(shí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，規(guī)劃全校檔案工作；制定《懷化學(xué)院檔案管理辦法》和《懷化學(xué)院檔案實(shí)體分類實(shí)施辦法》等檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；負(fù)責(zé)接收（征集）、整頓、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管黌舍各類檔案及有關(guān)資料；編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔等工作。能否達(dá)到技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，知足檔案建設(shè)需求，成為衡量部門工作的緊張標(biāo)尺。她們始終以高標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作，爭(zhēng)當(dāng)崗位標(biāo)兵，為檔案行使、建設(shè)提供最佳的技術(shù)服務(wù)。為此，她們完成崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程上墻，檔案知識(shí)手冊(cè)的編制，實(shí)現(xiàn)了管理有章法、考核有標(biāo)準(zhǔn)，為創(chuàng)建運(yùn)動(dòng)營(yíng)造了一個(gè)協(xié)調(diào)公平的管理平臺(tái)。2014-2016年，她們根據(jù)“芙蓉杯”競(jìng)賽 “強(qiáng)素質(zhì)創(chuàng)一流” 運(yùn)動(dòng)的要求，確定了創(chuàng)建“技能型標(biāo)兵”的主題，明確了員工在素質(zhì)提拔方面的相應(yīng)達(dá)標(biāo)要求，近三年共收集檔案材料11589件，整頓成檔案3664盒。懷化市檔案局立卷歸檔工作檢查，懷化學(xué)院延續(xù)三年均被評(píng)為良好單位。

崗位練兵，以實(shí)踐促實(shí)戰(zhàn)

    檔案館5名工作人員，2名研究生，3名本科生，隊(duì)伍學(xué)歷較高。她們堅(jiān)持學(xué)習(xí)工作化、工作學(xué)習(xí)化的理念，認(rèn)真開展多種情勢(shì)的崗位練兵、技術(shù)比武運(yùn)動(dòng)，創(chuàng)造相互學(xué)習(xí)、相互交流的機(jī)會(huì)，做到人人參與。

    團(tuán)隊(duì)根據(jù)人員狀態(tài)及營(yíng)業(yè)需求，將人員分為了文書檔案、人事檔案及電子檔案等三個(gè)專業(yè)組。各專業(yè)組組長(zhǎng)均由檔案營(yíng)業(yè)主干擔(dān)任，組長(zhǎng)除負(fù)責(zé)日常管理工作以外，“館員帶徒”同樣納入到管理考核范疇中。一方面通過專業(yè)培訓(xùn)來鍛煉年輕員工營(yíng)業(yè)水平，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作能力；另一方面以小組為單位參與檔案管理等實(shí)戰(zhàn)演練，采取組員總結(jié)、組長(zhǎng)點(diǎn)評(píng)計(jì)分等情勢(shì)考核“帶徒”結(jié)果。一是實(shí)現(xiàn)了完備的檔案分類管理。懷化學(xué)院檔案館現(xiàn)藏檔案14271盒(卷)。分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、出版、外事、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等12種門類、載體。二是推動(dòng)了檔案的數(shù)字化管理。檔案館專職檔案員根據(jù)各單位兼職檔案員移交材料，再細(xì)化加工整頓、調(diào)整件號(hào)、排列盒號(hào)、一份份加蓋歸檔章、打印目錄、裝訂入盒、排列上架、編寫立卷說明，編制《緊張文件匯編》、《大事記》、《機(jī)構(gòu)沿革》、三個(gè)專題索引等種類檢索資料。2015年還增強(qiáng)對(duì)聲像檔案規(guī)范化整頓，行使《湖南省檔案局照片檔案管理體系》整頓數(shù)碼照片，用詬誶打印機(jī)打印存檔；2016年黌舍購(gòu)置彩色激光打印機(jī)后，將2012年以來的962張數(shù)碼照片悉數(shù)打印成彩色照片，并裝訂成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)了照片檔案整頓和行使數(shù)字化管理。近三年組織開展了“省教育體系檔案信息化二期建設(shè)工作”； “懷化市檔案整頓規(guī)范化競(jìng)賽評(píng)選”； 黌舍職能部門檔案工作立卷評(píng)選；黌舍教學(xué)部門檔案工作規(guī)范化評(píng)選等各種競(jìng)賽、營(yíng)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)16次，5人通過考試，獲得中級(jí)資格證書，1人獲得黌舍人才津貼，實(shí)現(xiàn)女職工素質(zhì)能力的周全進(jìn)步。

巾幗建功，立足崗位顯成效

懷化學(xué)院檔案館所獲省級(jí)榮譽(yù)。

    技能型組織建設(shè)的系列措施，加快了部門人才成長(zhǎng)的步伐，有用提拔了部門員工的崗位技能，工作成效明顯。檔案館完成了1958年建校至今的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入工作，共錄入檀卷級(jí)目錄0.41萬(wàn)條、文件級(jí)目錄3.57萬(wàn)條。

    2014年以來，為培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)精神和集體榮譽(yù)感，她們戰(zhàn)勝人員結(jié)構(gòu)比較特別，平均年齡與其他團(tuán)隊(duì)相比偏大的困難，積極組織和鼓勵(lì)員工參加黌舍組織的各種運(yùn)動(dòng)。在比賽時(shí)鼓勵(lì)大家加強(qiáng)信念，并將后勤保障工作盡量做得完美。團(tuán)隊(duì)獲得課題2項(xiàng)，趙曉利、肖春霞延續(xù)兩年獲懷化市檔案整頓規(guī)范化競(jìng)賽先輩小我稱號(hào)。團(tuán)隊(duì)還通細(xì)致微的“三個(gè)必訪”（職工生病住院必訪，家庭有困難必訪，有紅白喜事必訪）和生理心理衛(wèi)生知識(shí)講座、婦科普查、平安防癌保險(xiǎn)、健美鍛煉、體裁比賽，實(shí)現(xiàn)身體素質(zhì)等方面的周全達(dá)標(biāo)。團(tuán)隊(duì)2015年獲得 “湖南省省直單位檔案工作先輩單位”、懷化學(xué)院詩(shī)詞朗誦比賽三等獎(jiǎng)。2014年底通過檔案規(guī)范化管理省一級(jí)的檢查評(píng)估，2015年獲省直機(jī)關(guān)檔案工作先輩單位，2016年被省教育工會(huì)授予“芙蓉標(biāo)兵崗”。

    該校在十二五、十三五規(guī)劃之中都將檔案數(shù)字化建設(shè)納入校園數(shù)字化綜合信息管理平臺(tái)建設(shè)。2017年黌舍投入18萬(wàn)元的檔案信息化專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，其中8萬(wàn)元用于檔案管理軟件的升級(jí)并與校園數(shù)字化平臺(tái)、ＯＡ體系的對(duì)接，最近深圳世紀(jì)科怡總部派一名工程師來校正在進(jìn)行軟件升級(jí)和單點(diǎn)登錄的對(duì)接，與OA體系對(duì)接即將完成，下半年完成10萬(wàn)元用于檔案全文掃描工作，2018年將進(jìn)一步加快數(shù)字化掃描加工進(jìn)程。

（編輯  張 斌）